Fim da DIRF 2026: O Que Muda no eSocial para Empresas

Sua empresa ainda está preparando DIRF anualmente sem saber que essa obrigação foi extinta e todas informações agora devem ser enviadas mensalmente pelo eSocial e EFD-Reinf? A Receita Federal eliminou definitivamente a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte a partir do ano-calendário 2024 (entrega em 2025), consolidando todas informações de retenções tributárias em sistemas mensais que já estavam em funcionamento. Empresas que não adaptaram processos continuam tentando entregar DIRF inexistente, perdem prazos de envio mensal do eSocial pensando que vão compensar na declaração anual, e descobrem tarde demais que multas por atraso são aplicadas mês a mês e não mais anualmente. A Climec explica exatamente o que substituiu a DIRF, quais eventos do eSocial e EFD-Reinf contêm as mesmas informações, prazos mensais obrigatórios e como migrar processos internos para nova realidade fiscal digital.

TL;DR: DIRF foi extinta. Informações de salários e retenções que iam na DIRF agora vão no eSocial eventos S-1200, S-1210, S-2501 e na EFD-Reinf eventos R-4010, R-4020, R-4080. Envio é mensal até dia 15 do mês seguinte. Não há mais declaração anual centralizada.

Por Que a DIRF Foi Extinta

Duplicidade de informações: Empresas já enviavam dados de remuneração no eSocial mensalmente desde 2018. DIRF anual repetia essas mesmas informações. Receita Federal recebia dados duplicados e tinha trabalho extra de cruzamento.

Sistema obsoleto: DIRF existia desde 1990, antes da era digital completa. Formato era PGD (Programa Gerador de Declaração) desktop que exigia instalação local. eSocial e EFD-Reinf são web-based, mais modernos, integrados.

Simplificação tributária: Governo federal implementou SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) para unificar obrigações. eSocial faz parte do SPED. Manter DIRF separada ia contra objetivo de simplificação.

Instrução Normativa RFB 2.096/2022: Artigo 7º extinguiu obrigatoriedade da DIRF a partir do ano-calendário 2024. “Ficam dispensadas da apresentação da DIRF as pessoas jurídicas e físicas que estejam obrigadas à apresentação da EFD-Reinf e do eSocial.”

Última DIRF entregue: Referente ano-calendário 2023, entregue em fevereiro/março de 2024. A partir de 2025 (dados de 2024), não há mais DIRF. Empresas que tentaram gerar DIRF 2025 descobriram que programa foi descontinuado.

O Que Substituiu a DIRF: eSocial

S-1200 – Remuneração do Trabalhador: Evento mensal que informa salário, horas extras, adicionais, descontos, base de INSS, base de IRRF, IRRF retido. Substitui informações de salários e retenções que constavam na DIRF. Prazo: até dia 15 do mês seguinte ao pagamento.

S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho: Informa pagamentos diversos como férias, 13º salário, rescisão, PLR. Contém valores brutos, base de cálculo e IRRF retido. Substitui parte da DIRF que informava essas verbas. Prazo: até dia 15 do mês seguinte ao pagamento ou até dia 10 se pagamento for de rescisão.

S-2501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista: Para acordos e sentenças judiciais trabalhistas. Informa valores pagos e retenções de IRRF. Substitui campo específico da DIRF sobre processos. Prazo: até 15 dias após trânsito em julgado ou homologação do acordo.

S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos: Usado para correções, ajustes de retenções, informações adicionais que não couberam em S-1200 ou S-1210. Prazo: até dia 15 do mês seguinte.

Resumo prático: Todo mês empresa envia S-1200 para cada trabalhador informando remuneração e IRRF. Se houver férias, envia S-1210. Se houver rescisão, envia S-1210 de rescisão. Receita Federal recebe informações mês a mês, não espera declaração anual.

O Que Substituiu a DIRF: EFD-Reinf

R-4010 – Pagamento a Beneficiário Pessoa Física: Informa pagamentos a pessoas físicas que não são empregados CLT. Exemplos: autônomos, profissionais liberais (médicos, advogados, contadores), diretores não empregados, estagiários, cooperados. Contém valor pago, serviço prestado, IRRF retido, contribuição previdenciária se houver. Substitui informações de PF que iam na DIRF. Prazo: até dia 15 do mês seguinte ao pagamento.

R-4020 – Pagamento a Beneficiário Pessoa Jurídica: Informa pagamentos a PJ com retenção de tributos. Exemplos: prestadores de serviços (limpeza, vigilância, TI), aluguéis para PJ, serviços advocatícios de escritório. Contém valor pago, CNPJ do beneficiário, tributos retidos (IRRF, PIS, Cofins, CSLL, ISS se aplicável). Substitui informações de PJ que iam na DIRF. Prazo: até dia 15 do mês seguinte ao pagamento.

R-4080 – Retenção no Recebimento: Evento específico para empresa que sofreu retenção na fonte ao receber pagamento. Informa quem reteve, quanto foi retido, natureza do rendimento. Usado para conciliação. Permite empresa compensar tributos que foram retidos dela. Prazo: até dia 15 do mês seguinte ao recebimento.

Quando usar cada evento: Se pagou pro médico autônomo que prestou serviço (PF), envia R-4010. Se pagou pro escritório de contabilidade (PJ), envia R-4020. Se sua empresa prestou serviço para órgão público e ele reteve IRRF, envia R-4080.

Comparação: Onde Cada Informação Está Agora

Salários de empregados CLT: Antes na DIRF campo “Rendimentos do Trabalho Assalariado”. Agora em eSocial S-1200 mensal.

13º salário: Antes na DIRF campo “13º Salário”. Agora em eSocial S-1210 tipo “13º salário” enviado em dezembro ou quando pago.

Férias: Antes na DIRF campo “Férias”. Agora em eSocial S-1210 tipo “Férias” enviado no mês do pagamento.

Rescisões: Antes na DIRF campo “Rescisão”. Agora em eSocial S-1210 tipo “Rescisão” enviado até dia 10 após desligamento.

Pró-labore de sócios: Antes na DIRF campo “Rendimentos de Dirigentes”. Agora em eSocial S-1200 se for empregado ou R-4010 se for sem vínculo.

Autônomos e PF: Antes na DIRF campo “Rendimentos de PF sem vínculo”. Agora em EFD-Reinf R-4010.

Aluguéis pagos a PF: Antes na DIRF campo “Aluguéis”. Agora em EFD-Reinf R-4010 tipo “Aluguéis”.

Serviços de PJ: Antes na DIRF campo “Pagamentos a PJ”. Agora em EFD-Reinf R-4020.

Plano de saúde: Antes na DIRF campo “Plano de Saúde fornecido pela empresa”. Agora em eSocial S-1200 como benefício ou S-1210 se parcela paga separadamente.

Pensão alimentícia: Antes na DIRF campo “Pensão”. Agora em eSocial S-1200 campo de descontos com indicação de pensão.

Prazos: De Anual Para Mensal

DIRF antiga: Entrega anual até último dia útil de fevereiro do ano seguinte. Exemplo: DIRF de 2023 entregue até 28/02/2024. Empresa juntava dados do ano inteiro, processava em janeiro/fevereiro, enviava de uma vez.

eSocial e EFD-Reinf: Envio mensal até dia 15 do mês subsequente. Exemplo: Folha de pagamento de janeiro/2026, enviar S-1200 até 15/02/2026. Folha de fevereiro, enviar até 15/03. Não acumula dados do ano, envia mês a mês. Se dia 15 cair em sábado/domingo/feriado, prorroga para próximo dia útil.

Impacto operacional: Empresa precisa ter processo mensal rigoroso. Não pode deixar acumular. Atraso em um mês gera multa imediata. Antes com DIRF, se processamento interno atrasasse, empresa recuperava no início do ano. Agora não há essa flexibilidade.

Vantagem: Empresa que mantém envio em dia tem processo fiscal mais organizado. Não tem susto de descobrir erro de meses atrás apenas na hora de fazer DIRF. Feedback é mensal, permite correções rápidas.

Multas: Como Mudaram

DIRF – Multa por atraso: R$ 500 por mês ou fração, limitado a 20% do valor do imposto informado na declaração. Empresa que atrasasse DIRF em 3 meses pagava R$ 1.500 de multa.

eSocial/EFD-Reinf – Multa por atraso: R$ 1.812,87 por mês ou fração de atraso para cada evento não enviado. Empresa com 100 trabalhadores que não enviar S-1200 de um mês, pode ser multada em até R$ 181.287 (R$ 1.812,87 x 100). Na prática fiscalização costuma aplicar multa por lote e não individual, mas valor continua alto.

Multa por informação incorreta: Antes DIRF com erro gerava multa de R$ 20 por informação incorreta. Agora evento do eSocial com erro pode gerar R$ 181,87 por registro ou evento. Informações grosseiramente incorretas podem gerar R$ 1.812,87.

Agravamento: Multas do eSocial são mensais. Empresa que não envia durante 6 meses acumula 6 multas separadas, não apenas uma multa anual corrigida monetariamente. Impacto financeiro é muito maior.

Adaptação de Processos Internos

Departamento Pessoal – Nova rotina mensal: Antes: processar folha, pagar, arquivo de backup, continuar rotina. Uma vez por ano (janeiro/fevereiro) gerar DIRF com dados consolidados. Agora: processar folha, pagar, enviar S-1200/S-1210 até dia 15, conferir protocolo, corrigir rejeições. Todo mês sem exceção.

Contabilidade – Controle de retenções: Antes: receber comprovantes de retenção ao longo do ano, consolidar em janeiro para DIRF. Agora: lançar retenções mês a mês na EFD-Reinf. Enviar R-4010 para cada PF paga, R-4020 para cada PJ paga. Verificar compensações mensalmente.

Financeiro – Provisão de multas: Antes: risco de multa concentrado em fevereiro/março (prazo DIRF). Agora: risco pulverizado ao longo de 12 meses. Necessário provisionar mensalmente possíveis penalidades. Recomendável ter reserva de 2% a 5% da folha para contingências fiscais.

TI – Sistemas integrados: Software de folha PRECISA ter módulo de eSocial atualizado. Sistemas antigos que só geravam DIRF ficaram obsoletos. Empresa que usa sistema defasado precisa urgentemente migrar ou contratar empresa de tecnologia para adaptar. Custo de migração: R$ 5.000 a R$ 50.000 dependendo de porte e complexidade.

Erros Comuns na Transição

Erro 1 – Achar que ainda existe DIRF: Contador ou analista de DP não atualizados tentam gerar DIRF em fevereiro/2025 referente 2024. Descobrem que programa não existe mais. Entram em pânico. Correm atrás de enviar eSocial retroativo de meses anteriores que não foram enviados corretamente.

Erro 2 – Enviar eSocial mas não enviar EFD-Reinf: Empresa envia S-1200 mensalmente mas esquece de enviar R-4010 para autônomos e R-4020 para prestadores PJ. Na DIRF antiga tudo ia junto. Agora são sistemas separados. Fiscalização cruza dados: vê pagamento no financeiro mas não vê evento na Reinf. Multa por omissão.

Erro 3 – Não retificar erros do passado: Empresa descobre em outubro/2026 que S-1200 de março/2026 estava com base de IRRF errada. Acha que pode deixar para ajustar no final do ano (mentalidade DIRF). Não existe ajuste anual. Precisa enviar evento retificador imediatamente. Quanto mais tempo passa, maior risco de multa se houver fiscalização.

Erro 4 – Confundir eSocial com EFD-Reinf: São sistemas diferentes com logins diferentes. eSocial é eventos de trabalhadores (S-1000, S-1200, S-2200). EFD-Reinf é eventos de retenções e serviços tomados/prestados (R-1000, R-4010, R-4020). Empresa precisa acessar ambos e enviar em ambos. Um não substitui outro.

Erro 5 – Não conferir DCTFWeb: DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) substituiu GFIP. Consolida débitos de INSS, IRRF e outras contribuições com base no eSocial e Reinf. Empresa deve conferir DCTFWeb mensalmente, pagar débitos, e transmitir. Não enviar DCTFWeb mesmo tendo enviado eSocial corretamente gera multa e impossibilita emissão de certidões.

Cronograma Mensal Recomendado

Dia 1 ao 5: Processar folha de pagamento do mês anterior. Calcular salários, horas extras, descontos, INSS, IRRF. Gerar relatórios de conferência. Pagar trabalhadores.

Dia 6 ao 10: Gerar eventos do eSocial. S-1200 para todos trabalhadores que receberam no mês. S-1210 para férias, 13º, rescisões. Conferir totalizadores: soma de S-1200 deve bater com total da folha. Verificar bases de INSS e IRRF.

Dia 11: Enviar eventos do eSocial. Aguardar processamento. Conferir protocolos. Identificar rejeições. Corrigir erros e reenviar.

Dia 12: Gerar eventos da EFD-Reinf. R-4010 para cada PF paga (autônomos, PJ, diretores). R-4020 para cada PJ paga (prestadores de serviço). Conferir com razão contábil de fornecedores.

Dia 13: Enviar eventos da Reinf. Conferir protocolos. Corrigir rejeições.

Dia 14: Acessar DCTFWeb. Verificar se débitos calculados automaticamente pelo sistema conferem com apurações internas. Transmitir DCTFWeb. Gerar guias de pagamento (DARF).

Dia 15: Prazo final de envio. Conferir que 100% dos eventos foram enviados e aceitos. Imprimir relatório consolidado. Pagar guias de INSS e IRRF. Arquivar documentação.

Dia 20 ao último dia: Antecipar conferências do próximo mês. Se houver rescisão, enviar S-2299 e S-1210 até 10 dias após desligamento (não esperar dia 15).

Documentação e Arquivamento

Protocolos do eSocial: Cada evento enviado gera protocolo. Empresa deve guardar todos protocolos por no mínimo 5 anos (prazo de prescrição tributária). Organizar por mês e por tipo de evento. Formato digital é suficiente mas fazer backup.

Protocolos da EFD-Reinf: Mesma regra. Guardar por 5 anos. Organizar por mês.

DCTFWeb transmitida: Guardar recibo de transmissão e cópia da declaração. Prazo 5 anos.

Comprovantes de pagamento de tributos: DARFs pagos, extratos bancários. Essencial para comprovar quitação. Prazo 5 anos mas recomendável guardar por 10 anos (em caso de processo administrativo longo).

Folhas de pagamento e recibos: Continua obrigatório guardar por 10 anos (Portaria MTE 671/2021 reduziu de 30 para 10 anos). Formato pode ser digital.

Arquivo organizado: Criar estrutura de pastas: Ano > Mês > eSocial / EFD-Reinf / DCTFWeb / Guias. Dentro de cada pasta, arquivos separados por tipo de evento.

Softwares Essenciais Pós-DIRF

Sistema de folha com eSocial nativo: Essencial. Exemplos: TOTVS, Senior, Questor, Fortes. Sistema processa folha e gera eventos do eSocial automaticamente. Valida antes de enviar. Corrige erros. Faz retificações. Investimento: R$ 150 a R$ 3.000 mensais.

Sistema de contabilidade com EFD-Reinf: Domínio Sistemas, Alterdata, Thomson Reuters. Integra com contábil, identifica pagamentos a PF e PJ, gera eventos da Reinf. Investimento: R$ 200 a R$ 1.500 mensais.

Certificado digital: Obrigatório para transmitir eventos. e-CNPJ (empresa) ou e-CPF (representante legal/contador). Validade 1 a 3 anos. Custo: R$ 250 a R$ 500 por ano dependendo de tipo (A1 arquivo ou A3 cartão/token).

Ferramentas de conferência: Softwares específicos para cruzar eSocial x Folha x Contábil. Exemplos: E-Auditoria, SGI Auditor. Identificam inconsistências antes de enviar. Reduzem risco de multa. Investimento: R$ 300 a R$ 1.000 mensais.

Cenário 2026: Fiscalização Intensa

Receita Federal com mais dados: Sistema antigo (DIRF anual) demorava para Receita cruzar informações. Agora com eSocial mensal, Receita tem dados em tempo real. Cruzamentos automáticos identificam inconsistências rapidamente. Malha fina é mais eficiente.

Fiscalização direcionada: Receita seleciona empresas com maior risco de irregularidade. Critérios: omissão de pagamentos, divergência entre eSocial e DCTF, retenções não recolhidas, histórico de infrações. Fiscalização é eletrônica (intimação por email, análise remota) e presencial quando necessário.

Penalidades severas: Além de multas por atraso e incorreção, empresa pode sofrer sanções: impossibilidade de emitir certidão negativa de débitos (CND), bloqueio de contas, protesto de dívida ativa, execução fiscal. Casos de sonegação dolosa podem gerar responsabilização criminal de sócios e contadores.

Importância do compliance: Empresa precisa investir em processos sólidos. Não dá para improvisar. Equipe de DP e contábil deve ser treinada continuamente. Sistemas devem ser atualizados. Consultoria externa pode ser necessária em momentos críticos.

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Unidade Santo Amaro: Av. Adolfo Pinheiro, 1000, 10º andar, CJ. 100
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A Climec oferece consultoria especializada em eSocial SST. Ajudamos empresas a estruturar envio de eventos de segurança e saúde ocupacional (S-2210, S-2220, S-2240, S-2221). Nossa equipe cruza informações de PCMSO, PGR e LTCAT com eventos do eSocial garantindo consistência. Evitamos multas e problemas com fiscalização.

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