Você sabe O Que é eSocial e Para Que Serve? É muito importante conhecer esse sistema e adequar sua empresa, enviando os dados corretamente para evitar complicações.
A partir de 2023, o portal também será utilizado para o envio de dados relativos à Saúde e à Segurança do Trabalho (SST), sendo fundamental se atualizar. No conteúdo de hoje você confere os principais detalhes sobre esse assunto, além de dicas para preparar seu negócio. Tenha uma boa leitura!
O sistema substitui o envio de 15 obrigações, que antes deveriam ser mandadas de forma individual. São elas:
Até Dezembro de 2022, o acesso ao eSocial era feito pela página do sistema, com a informação do CPF/CNPJ, do código de acesso do usuário e da sua senha, podendo também ser feito com o login do gov.br. A partir de 19/12/2022, esse código de acesso foi descontinuado e a consulta passou a ser feita exclusivamente com o login do gov.br, para os usuários de nível de segurança ouro ou prata.
As empresas que possuíam o nível bronze tiveram que se adaptar a essa situação, alterando o seu nível de segurança. Somente assim é possível continuar tendo acesso ao sistema para realizar seus registros.
O eSocial deve ser emitido por todos os negócios que contratam colaboradores com obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Isso inclui desde os grandes grupos de empresas até os microempreendedores individuais, os pequenos e os médios negócios.
Se há ao menos uma contratação nas normas da CLT, o eSocial deve ser emitido. Estão dispensados dessa obrigação somente:
Para gerar as informações no eSocial, é preciso contar com o certificado emitido por uma das organizações validadas pela ICP-Brasil, que permite assinar digitalmente a emissão dos documentos. Estão dispensados de ter o certificado:
O registro no eSocial exige documentos que identifiquem a empresa e o funcionário, além das atividades exercidas no local. É importante contar, por exemplo, com CNPJ/CPF, PIS/PASEP, NIS, contrato social e declaração do imposto de renda.
A SST diz respeito à saúde e à segurança no trabalho, constituindo um conjunto de normas para garantir o bem-estar e a integridade dos profissionais. São estabelecidas medidas para eliminar, reduzir e controlar os riscos nas atividades e no ambiente ocupacional, sendo importante contar com os documentos necessários para comprovar as ações de responsabilidade da sua empresa.
O eSocial é o local onde esses documentos serão enviados, conferidos e atualizados, evitando problemas legais para o negócio. Assim, além de seguir as medidas estabelecidas pelas Normas Regulamentadoras e pela CLT, é importante se atentar às regras desses documentos e ao seu prazo de envio.
De uma forma geral, no eSocial é necessário enviar documentos que informem sobre:
Cada uma dessas informações tem suas regras específicas e seus prazos determinados. Você conhecerá alguns dos principais mais à frente.
O eSocial é uma solução tecnológica que facilita e agiliza a gestão dos processos de saúde e segurança do trabalho. Para utilizá-lo adequadamente, porém, é importante ter uma equipe capacitada e um bom planejamento.
Além de treinamentos para a aplicação das medidas de SST, você pode oferecer informações sobre o gerenciamento de dados e os documentos que devem ser emitidos, facilitando a sua elaboração e o cumprimento de prazos.
Cada informação referente à segurança e à saúde do trabalhador tem um prazo determinado para ser registrada no sistema do eSocial, sendo importante ficar atento à legislação. Alguns documentos têm validade anual — como o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) —, enquanto outros pontos são imprevisíveis e devem ser informados o mais rápido possível — como a ocorrência de um acidente, por exemplo.
A utilização do eSocial se iniciou em 2018, se tornando obrigatória em 2021 — para as empresas maiores — e em 2022 — para as empresas menores. A emissão de dados sobre os eventos de SST só passa a ser necessária, porém, a partir de janeiro de 2023.
Os dados a respeito da saúde e da segurança do trabalho devem ser informados de forma clara e objetiva. Existem alguns laudos e documentos exigidos em todas as empresas, além dos eventos que devem ser registrados conforme a sua ocorrência.
A seguir, confira alguns dos relatórios principais:
É interessante que o sistema utilizado para gerenciar os dados de SST seja compatível com o layout do eSocial, para facilitar a leitura e o cruzamento de informações. No entanto, não existe uma tecnologia específica recomendada para a gestão de SST.
O mais importante é que a empresa capacite a equipe responsável para a emissão correta dos relatórios, além de aplicar adequadamente as medidas voltadas para a promoção da saúde e da segurança no trabalho. Assim, você garante que todas as normas são seguidas e evita problemas judiciais.
Se houver algum problema com as informações do eSocial, a empresa fica sujeita a muitas de até R$ 4 mil. Assim, é importante ter atenção aos prazos e aos dados pedidos em cada relatório, lembrando-se de manter as informações sempre atualizadas.
Além dos relatórios já mencionados, existem alguns eventos de SST que devem ser registrados no eSocial a partir de 2023. Confira os principais!
Devem ser registrados todos os acidentes ocorridos na empresa, mesmo que não resultem no afastamento de funcionários. As informações devem ser colocadas no eSocial dentro de um dia útil, ou imediatamente se houver morte.
É preciso informar os exames e avaliações feitas por cada funcionário, seja por fins admissionais, demissionais ou de afastamento, por exemplo. Os detalhes devem ser emitidos até o dia 15 do mês subsequente à realização dos testes.
É preciso detalhar os fatores de risco e as características gerais de cada espaço da empresa, contemplando as condições em que os funcionários trabalham. Os detalhes devem ser informados até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos ou do ingresso de um novo profissional.
Caso hajam alterações no ambiente de trabalho, devem ser registradas até o dia 15 do mês subsequente à sua realização.
No caso da saúde e da segurança no trabalho, a empresa fica sujeita a multas quando não entrega/atualiza os relatórios ou não informa um evento ocorrido. Os valores variam de acordo com a gravidade da situação, podendo ser de R$ 452,53 a R$ 4025,23.
Se adaptar ao eSocial pode parecer um desafio, mas com o tempo você verá que os processos da sua empresa se tornaram otimizados. Com essa simplificação, fica mais fácil focar em ações práticas para o bem-estar, a segurança e a saúde de seus funcionários.
Esperamos que tenha gostado do conteúdo. Se ficou com alguma dúvida, não deixe de entrar em contato!
Trata-se de uma denominação dada a determinado formato de um documento.
Esse documento é o que as empresas pretendem enviar ao eSocial para que seja possível tanto comprovar quanto documentar um evento.
O programa tem um padrão que deve ser seguido e rejeita aqueles documentos que não cumprem com as especificações dessa padronização.
A lista de padrões está disponível para acesso, entretanto, é mais interessante que você conte com o programa que lhe permita preencher as informações e, no final, o próprio programa lhe entregue o arquivo em XML.
Assim, você pode utilizar o arquivo de imediato para entregar ao eSocial.
Existem programas que além de oferecerem essa funcionalidade também estão vinculados às plataformas governamentais, o que torna ainda mais fácil o envio da informação.
Os programas disponíveis permitem, inclusive, organizar e gerar folha de pagamento, dentre outras possibilidades.
Ao finalizar a criação de um evento, as informações são enviadas através da própria aplicação.
Ou seja, ao gerar o arquivo no mesmo sistema utilizado para preencher as informações referentes ao evento, o sistema vai permitir o envio ao eSocial.
Isso acontece porque, ao final do processo, uma mensagem aparece perguntando se você gostaria de enviar o documento.
Como esses assuntos demandam conhecimento especializado, acabam gerando dúvidas sobre o processo.
Assim, a Climec está aqui para proporcionar apoio com essa e outras demandas.
Entre em contato conosco!
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